ㄚ晟的IT筆記
ㄚ晟與巧克力的旅遊筆記

2008年10月31日 星期五

Excel數個列印小技巧分享II

加入書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl

  在推行環保『無紙化』的今天,在許多的公司行號中還是無法避免『紙本保存』的迷思。在使用Excel的經驗中,難免會遇到需要『印出來』的動作。但是在Excel中許多『列印』相關需要注意的小技巧,卻常常被忽略了。繼上篇『Excel數個列印小技巧分享I』後再來與大家分享更多Excel中與列印有關的小小技巧。

技巧:

[列印範圍設定][設定頁首或頁尾][列印出公式][單色列印][重複列印標題]


[註解與顯示錯誤的儲存格][在指定的位置插入一頁][依紙張大小設定列印範圍][同時對多張工作表進行設定][同時列印多個工作簿]


六、註解與顯示錯誤的儲存格


  在我們編輯Excel時,常會使用『註解』的功能,但是在列印的時候是否有辦法也印出來呢?另外,顯示錯誤的儲存格(如#REF、#DIV/0!)等等,可不可以不要印出來?這些問題都很容易解決喔。


01.Excel上有註解與錯誤顯示。



A01


02.但是列印時,註解不會顯示;錯誤顯示卻顯示出來了。



A02


03.只要在版面設定的列印區塊中,將註解(M)改為『和工作表上的顯示狀態相同』;把儲存格錯誤為(E)改為『<空白>』。



A03


04.就可以在列印時顯示註解,而且所有的錯誤顯示都消失了。



A04


七、在指定的位置插入一頁


  有時候我們的報表較大,系統會自動將頁面切割為許多頁面,但是總是無法在我們想要分頁的地方分頁,這時候該怎麼辦呢?


01.當我們建立一張報表。



A05


02.若是內容較少會以一頁印出;但若是內容較多,則會自動分割成多頁。



A06


03.這時候,建議將分割線先拉至所有內容的邊緣,再到想要分割的位置點選起來。



A07


04.選擇『版面配置』功能區中的『分頁符號』,點選『插入分頁(I)』。



A08


05.系統便會自動由此處將頁面分割開來。



A09


06.如圖,一頁自動從我們設定的位置切割兩頁了。



A10


八、依照紙張大小設定列印範圍


  有時候我們在建立了一張報表後,列印時發現報表卻縮在頁面的某個角落,我們該如何將報表填滿整個頁面呢?


01.如圖,報表無法印滿整個頁面,造成內容較小不易辨識。



A11


02.此時只要點選版面設定中的『頁面』頁籤,先將『紙張大小(Z)』選擇正確的紙張,然後將縮放比例區塊中將『調整成(F)』調整至適當的頁面寬度。



A12


03.就可以印出非常飽滿美觀的報表了。



A13


九、同時對多張工作表進行設定


  當我們的工作簿中擁有許多的工作表,在作版面設定時總是浪費許多時間。有甚麼辦法可以同時將類似的版面一起設定嗎?


01.其實只要按著Ctrl鍵,將所要更改格式的工作表一張張選取。



A14


02.再做紙張或版面的修正,所有被選取的工作表都會一致更改哦。



A15


  如果要選取的工作表是連續的,其實也可以先點選第一張工作表,再按著Shift鍵點選最後一張表,也能夠將需要的工作表都選取起來哦!


十、同時列印多個Excel檔


  如果同時有二十個檔案要列印有什麼比較好的方法嗎?


01.在檔案總管中按著Ctrl鍵



A16


02.點選要列印的檔案。直接點選『列印』就可以了。



A17


  不過這個方法有盲點。系統只會自動列印出所有工作簿打開後的那一張工作表,所以只適用於所有只有一頁內容的Excel檔案哦。


  小小動作,大大方便呀。



[+/-] 繼續閱讀...

2008年10月30日 星期四

Excel數個列印小技巧分享I

加入書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl

  在推行環保『無紙化』的今天,在許多的公司行號中還是無法避免『紙本保存』的迷思。在使用Excel的經驗中,難免會遇到需要『印出來』的動作。但是在Excel中許多『列印』相關需要注意的小技巧,卻常常被忽略了。今天就來以幾篇的篇幅與大家分享一下Excel中與列印有關的小小技巧吧。

技巧:

[列印範圍設定][設定頁首或頁尾][列印出公式][單色列印][重複列印標題]


[註解與顯示錯誤的儲存格][在指定的位置插入一頁][依紙張大小設定列印範圍][同時對多張工作表進行設定][同時列印多個工作簿]


一、列印範圍設定


  有時候,我們製作了一篇龐大的報表。但是上級的要求卻僅僅只要閱覽其中的一部分。比如說,圖中水果的銷售狀況分為國產與進口兩種狀態,老闆卻要求只要看國產的銷售狀況。這時候,設定列印的範圍就顯得更重要了。那該怎麼作呢?


01.點選檢視功能區,在『活頁簿檢視』區塊中點選『分頁預覽』


A01


02.這時候畫面會呈現出藍色的線條,而這就是列印範圍的邊界,可以利用滑鼠點選線條並拖拉,直到框選出整個需要列印的部位就可以了。



A02


03.除了上述了方法,還有兩個更簡單的方法。先用滑鼠選取要列印的範圍。



A03


04.點選滑鼠右鍵,選擇『設定列印範圍(S)』



A04


05.系統便會自動將可列印範圍設定至滑鼠所框選的區域,直接列印就可以了。



A05


06.另一個方法,先利用滑鼠圈選欲列印的範圍,點選列印。在『列印內容』中選擇『選取範圍(N)』,點擊確定進行列印也能達到相同的效果。



A06


07.完成,這就是列印後的效果。



A07


二、設定頁首與頁尾


  當然,當我們的資料量較多的時候,顯示頁數總是讓人易於辨識。這時候『頁首/頁尾』的設定便符合這樣的要求。


01.首先選擇『版面配置』功能區,點選在『版面設定』區塊右下角的小箭頭



A08


02.跳出『版面設定』視窗,選擇『頁首/頁尾』頁籤。自行設計頁首的格式或是選擇『頁尾(F)』中的樣式。當然也可以點選『自訂頁首或自訂頁尾』自行設計。



A09


03.完成了!在頁尾中出現頁碼了!



A10


三、列印出公式


  有時候,在列印Excel公式教學文章的時候,需要在欄位中顯示出公式來。那該怎麼作?


01.選擇『公式』功能區。在『公式稽核』區塊中點選『顯示公式』



A11


02.點選後,所有具有公式的欄位都會以公式方式顯示,而不是以的方式顯示。



A12


03.點選列印,就能達到印出公式的需求。



A13


四、報表單色列印(黑白)


  市面上的碳粉或墨水,總是彩色比黑色的貴上許多。許多時候列印的報表並不需要太花俏,可是公司中只有彩色印表機,又不想從報表中改顏色時該怎麼辦?其實不難。


01.首先選擇『版面配置』功能區,點選在『版面設定』區塊右下角的小箭頭



A08


02.跳出『版面設定』視窗,選擇『工作表』頁籤。在列印區塊中點選『儲存格單色列印(B)』



A14





03.輕而易舉的印出黑白的報表囉。



A20





五、重複列印標題欄或標題列



  當我們一份報表非常的大必須橫跨多頁的時候,分割列印卻僅會出現資料,標題列都不見了。有些人會將標題列複製後再到每一張中貼上,這是非常浪費時間的舉動。該如何才能讓每一頁都出現標題呢?只要幾個簡單動作就可以啦!


01.首先選擇『版面配置』功能區,點選在『版面設定』區塊右下角的小箭頭



A08



02.跳出『版面設定』視窗,選擇『工作表』頁籤。在列印標題區塊中點選『標題列(R)或標題欄(C)』右側的方框



A15



03.選擇標題列的位置,再點選一次方框



A16



04.選擇完畢後,點選確定鍵繼續。



A17



05.完成了。這裡顯示的是第一頁列印出的內容。



A18



06.第二頁也一樣有相同的標題列唷。



A19


  真是小小動作,大大方便呀!請繼續閱讀下一篇<<Excel數個列印小技巧分享II>>。


 


[+/-] 繼續閱讀...

2008年10月28日 星期二

你有近視嗎?一張神奇的圖片。

加入書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl

  今天同事寄了一封Mail給我,裡頭是一張非常神奇的圖片。一開始我猛盯著螢幕上的『愛因斯坦』摸不著頭緒,沒想到同事把我的電腦椅往後拉,讓我離開螢幕大約二~三公尺之遙,畫面上的肖像竟然產生了奇妙的變化。老態龍鍾的『愛因斯坦』卻變成了妖豔的『瑪麗蓮‧夢露』,傑克!這實在太神奇了~。

  據說:


  沒有近視的人看到愛因斯坦

    近視的人看到瑪麗蓮‧夢露

  沒有近視的人瞇著眼看到瑪麗蓮‧夢露

    近視的人戴眼鏡看到愛因斯坦


  個人我的視力雙眼都2.0以上,大家一起測試看看吧。

Maly


  小小圖片,大大開心^^


[+/-] 繼續閱讀...

2008年10月27日 星期一

輕易讓PowerPoint圖表動了起來

加入書籤: HemiDemi MyShare Baidu Google Bookmarks Yahoo! My Web Del.icio.us Digg technorati furl

  今天有位朋友問我,在製作PowerPoint時加上動畫可以讓簡報更生動。但是當他的簡報中想要插入一個動態的長條圖圖表,卻發現整個圖表會一起行動,做不到讓圖表中每一個數列一條條的出現。感覺很困擾,其實只要一個小小的設定,就能夠達到這樣美觀的效果哦!有興趣的朋友再繼續往下看吧。

A01

步驟:


01.首先先在PowerPoint中插入一個圖表。


A02


02.滑鼠左鍵點選圖表中的條狀數列



A03


03.點選功能區動畫頁籤中的自訂動畫



A04


04.在『自訂動畫』選單中選擇一個適合的效果。這裡選擇的式『鑽入』。



A05


05.點選圖表右方的三角形,選擇『效果選項(E)』。



A06


06.在『圖表動畫』頁籤的『群組圖表』中,選擇『依數列元素』。並點選確定鍵。



A07


07.哇!圖表都動起來了呢!



A08


  真是小小設定,圖表大大生動呀!



[+/-] 繼續閱讀...

加入書籤(訂閱文章)

HemiDemi Yahoo! My Web MyShare Add this page to Search 2.0 Add this page to FunP Add this page to Search 2.0 YouPush Baidu Google Bookmarks Del.icio.us Digg technorati furl