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2008年10月31日 星期五

Excel數個列印小技巧分享II

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  在推行環保『無紙化』的今天,在許多的公司行號中還是無法避免『紙本保存』的迷思。在使用Excel的經驗中,難免會遇到需要『印出來』的動作。但是在Excel中許多『列印』相關需要注意的小技巧,卻常常被忽略了。繼上篇『Excel數個列印小技巧分享I』後再來與大家分享更多Excel中與列印有關的小小技巧。

技巧:

[列印範圍設定][設定頁首或頁尾][列印出公式][單色列印][重複列印標題]


[註解與顯示錯誤的儲存格][在指定的位置插入一頁][依紙張大小設定列印範圍][同時對多張工作表進行設定][同時列印多個工作簿]


六、註解與顯示錯誤的儲存格


  在我們編輯Excel時,常會使用『註解』的功能,但是在列印的時候是否有辦法也印出來呢?另外,顯示錯誤的儲存格(如#REF、#DIV/0!)等等,可不可以不要印出來?這些問題都很容易解決喔。


01.Excel上有註解與錯誤顯示。



A01


02.但是列印時,註解不會顯示;錯誤顯示卻顯示出來了。



A02


03.只要在版面設定的列印區塊中,將註解(M)改為『和工作表上的顯示狀態相同』;把儲存格錯誤為(E)改為『<空白>』。



A03


04.就可以在列印時顯示註解,而且所有的錯誤顯示都消失了。



A04


七、在指定的位置插入一頁


  有時候我們的報表較大,系統會自動將頁面切割為許多頁面,但是總是無法在我們想要分頁的地方分頁,這時候該怎麼辦呢?


01.當我們建立一張報表。



A05


02.若是內容較少會以一頁印出;但若是內容較多,則會自動分割成多頁。



A06


03.這時候,建議將分割線先拉至所有內容的邊緣,再到想要分割的位置點選起來。



A07


04.選擇『版面配置』功能區中的『分頁符號』,點選『插入分頁(I)』。



A08


05.系統便會自動由此處將頁面分割開來。



A09


06.如圖,一頁自動從我們設定的位置切割兩頁了。



A10


八、依照紙張大小設定列印範圍


  有時候我們在建立了一張報表後,列印時發現報表卻縮在頁面的某個角落,我們該如何將報表填滿整個頁面呢?


01.如圖,報表無法印滿整個頁面,造成內容較小不易辨識。



A11


02.此時只要點選版面設定中的『頁面』頁籤,先將『紙張大小(Z)』選擇正確的紙張,然後將縮放比例區塊中將『調整成(F)』調整至適當的頁面寬度。



A12


03.就可以印出非常飽滿美觀的報表了。



A13


九、同時對多張工作表進行設定


  當我們的工作簿中擁有許多的工作表,在作版面設定時總是浪費許多時間。有甚麼辦法可以同時將類似的版面一起設定嗎?


01.其實只要按著Ctrl鍵,將所要更改格式的工作表一張張選取。



A14


02.再做紙張或版面的修正,所有被選取的工作表都會一致更改哦。



A15


  如果要選取的工作表是連續的,其實也可以先點選第一張工作表,再按著Shift鍵點選最後一張表,也能夠將需要的工作表都選取起來哦!


十、同時列印多個Excel檔


  如果同時有二十個檔案要列印有什麼比較好的方法嗎?


01.在檔案總管中按著Ctrl鍵



A16


02.點選要列印的檔案。直接點選『列印』就可以了。



A17


  不過這個方法有盲點。系統只會自動列印出所有工作簿打開後的那一張工作表,所以只適用於所有只有一頁內容的Excel檔案哦。


  小小動作,大大方便呀。



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